Termeni și Condiții

„FluxyPay” sau „Serviciul” — platforma online de automatizare a reminderelor pentru facturi neplătite, accesibilă la adresa fluxypay.ro, operată de BIG HR SRL.

„Operatorul” — BIG HR SRL, CUI 51115951, Reg. Com. J20/1532/2004, cu sediul în Sat Contești, Com. Valea Seacă, Nr. 43, Jud. Iași.

„Utilizatorul” — orice persoană fizică autorizată (PFA) sau juridică (SRL) care creează un cont și utilizează Serviciul în scop profesional.

„Clienții Utilizatorului” — persoanele fizice sau juridice cărora Utilizatorul le-a emis facturi și cărora le trimite mesaje prin Serviciu.

„Remindere” — notificări automate sau manuale trimise Clienților Utilizatorului prin Email, SMS sau WhatsApp, cu scopul de a reaminti scadența facturilor.

FluxyPay permite Utilizatorilor să:

• Importe facturi din Oblio, ANAF e-Factura sau manual (CSV/formular); sincronizeze statusul încasărilor din SmartBill
• Configureze reguli de trimitere automată a reminderelor pe Email, SMS și WhatsApp
• Personalizeze template-urile mesajelor trimise
• Monitorizeze statusul facturilor, al reminderelor trimise și al încasărilor (inclusiv prin importul extraselor bancare)

Mesajele trimise prin Serviciu pleacă în numele și pe seama Utilizatorului (firma emitentă a facturilor); FluxyPay este instrumentul de transmitere, nu un serviciu de recuperare creanțe. Asistentul conversațional disponibil pe WhatsApp este un sistem automat (AI) și se prezintă ca atare la începutul conversației, conform Regulamentului (UE) 2024/1689 privind inteligența artificială.

Pentru a utiliza Serviciul, Utilizatorul trebuie să creeze un cont folosind o adresă de email validă sau autentificarea Google. La crearea contului, Utilizatorul va parcurge un proces de onboarding în care furnizează datele companiei (nume, CUI).

Utilizatorul este responsabil pentru securitatea credențialelor contului și pentru toate activitățile desfășurate în cadrul contului său, inclusiv de către membrii echipei sau contabilii pe care îi invită.

Serviciul se adresează exclusiv profesioniștilor (PFA, SRL și alte forme de organizare a activității economice), nu consumatorilor în sensul OUG 34/2014.

Serviciul oferă următoarele planuri:

• Gratuit — 5 facturi active, doar remindere pe email
• Start (€19/lună sau €182/an) — 100 facturi active, 50 clienți, email + SMS + WhatsApp, 100 credite/lună incluse
• Pro (€39/lună sau €374/an) — 500 facturi active, clienți nelimitați, email + SMS + WhatsApp, 300 credite/lună incluse, escaladare automată, rapoarte avansate

Plățile sunt procesate prin Stripe. Facturarea se face lunar sau anual, în avans. La crearea contului, Utilizatorul beneficiază de o perioadă de probă de 14 zile cu acces la funcționalitățile planului Pro, gratuită și fără card.

Ofertele promoționale (de exemplu creditele bonus pentru primii clienți) se acordă o singură dată per companie, în condițiile afișate la momentul achiziției.

Livrarea (activarea serviciului). FluxyPay este un serviciu digital, livrat exclusiv online — nu se expediază niciun bun fizic și nu există costuri sau termene de transport. Accesul la planul plătit se activează imediat după confirmarea plății de către procesator, de regulă în câteva secunde; în cazuri rare, dacă banca întârzie confirmarea, activarea poate dura până la 24 de ore. Creditele de mesaje cumpărate separat intră în cont în același interval. Confirmarea comenzii și factura fiscală se trimit pe adresa de email a contului. Dacă plata a fost debitată dar accesul nu s-a activat în 24 de ore, scrie-ne la contact@fluxypay.ro și rezolvăm sau rambursăm integral.

Anularea abonamentului se poate face oricând, din Setări → Abonament, fără justificare și fără taxe de anulare. Accesul la funcționalitățile plătite rămâne activ până la finalul perioadei deja facturate, după care contul trece pe planul Gratuit. Datele nu se pierd la retrogradare; funcționalitățile peste limitele planului Gratuit devin doar inaccesibile.

Rambursări:

• Abonamentele lunare nu se rambursează pro-rata pentru perioada rămasă după anulare.
• Pentru abonamentele anuale, la prima achiziție, Operatorul rambursează integral suma la cerere în primele 14 zile calendaristice — ca politică comercială voluntară (Serviciul fiind destinat profesioniștilor, dreptul legal de retragere al consumatorilor nu este aplicabil).
• Sumele încasate din eroare de facturare (de exemplu dublă încasare) se rambursează integral, întotdeauna.
• Rambursările se efectuează prin Stripe, pe metoda de plată originală, de regulă în 5–10 zile lucrătoare.

Creditele (SMS/WhatsApp) nu expiră, dar sunt un consumabil digital: creditele cumpărate sau primite bonus nu se rambursează în bani și nu se transferă între conturi. La ștergerea contului, creditele rămase se pierd.

Cererile de rambursare se trimit la contact@fluxypay.ro.

Utilizatorul se obligă:

• Să furnizeze informații corecte și actualizate despre compania sa și despre facturile introduse în Serviciu
• Să utilizeze Serviciul doar în scopuri legale și conforme cu legislația română și europeană
• Să trimită mesaje doar către persoane cu care are o relație contractuală reală (facturi emise efectiv) și să dispună de un temei legal pentru a le contacta
• Să nu trimită mesaje cu conținut ilegal, înșelător, hărțuitor sau abuziv și să nu folosească Serviciul pentru spam
• Să obțină, acolo unde legislația o cere, consimțământul Clienților săi pentru primirea comunicărilor prin SMS și WhatsApp și să respecte cererile de dezabonare (STOP)
• Să respecte politicile platformelor de mesagerie utilizate (inclusiv politicile WhatsApp Business ale Meta)
• Să nu încerce să acceseze neautorizat sistemele sau datele altor utilizatori

Conținutul mesajelor trimise prin Serviciu — inclusiv textele personalizate ale template-urilor, mesajele manuale și datele facturilor pe care acestea se bazează — aparține și este stabilit exclusiv de Utilizator, care rămâne singurul responsabil, față de Clienții săi și față de orice terț, pentru legalitatea, corectitudinea și consecințele acestuia.

FluxyPay acționează ca furnizor de servicii intermediare (transmitere și stocare de conținut la cererea Utilizatorului), în sensul Regulamentului (UE) 2022/2065 privind serviciile digitale (DSA) și al Legii nr. 365/2002 privind comerțul electronic. Operatorul nu inițiază transmiterea, nu alege destinatarii și nu modifică conținutul mesajelor stabilite de Utilizator, și nu răspunde pentru conținutul transmis de Utilizator, în limitele exonerărilor prevăzute de aceste acte normative.

Reguli de conținut și moderare: nu sunt permise mesaje cu conținut ilegal, amenințări, hărțuire, discriminare sau practici comerciale înșelătoare. La sesizări (transmise la contact@fluxypay.ro) sau la constatarea directă a unor încălcări, Operatorul poate suspenda imediat trimiterea mesajelor, funcționalități individuale sau contul, informând Utilizatorul cu privire la motiv. Deciziile pot fi contestate prin răspuns la aceeași adresă.

Răspunsurile generate de asistentul AI sunt produse automat pe baza datelor facturilor Utilizatorului; Utilizatorul le poate dezactiva sau poate alege modul în care fiecare răspuns este aprobat manual înainte de trimitere.

FluxyPay este un instrument de automatizare a comunicării. Operatorul nu garantează încasarea facturilor ca urmare a trimiterii reminderelor.

Operatorul nu este responsabil pentru:

• Conținutul mesajelor stabilite sau personalizate de către Utilizator (vezi secțiunea 7)
• Erorile de livrare cauzate de furnizori terți (SendSMS.ro, Meta, Resend)
• Pierderile financiare rezultate din neplata facturilor de către Clienții Utilizatorului
• Corectitudinea datelor importate din sisteme terțe (Oblio, ANAF, SmartBill, extrase bancare) — Utilizatorul are obligația de a le verifica
• Întreruperile temporare ale Serviciului cauzate de mentenanță sau factori externi

Răspunderea maximă a Operatorului este limitată la valoarea abonamentului plătit de Utilizator în ultimele 12 luni. Nimic din acești Termeni nu limitează răspunderea care nu poate fi limitată legal (de exemplu pentru dol sau culpă gravă).

Pentru datele contului Utilizatorului (nume, email, date de facturare), Operatorul acționează ca operator de date în sensul Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR). Detalii complete în Politica de Confidențialitate.

Pentru datele Clienților Utilizatorului (nume, date de contact, date de facturare, istoric mesaje), Utilizatorul este operatorul de date, iar FluxyPay persoană împuternicită (art. 28 GDPR). Prin acceptarea acestor Termeni, părțile convin următoarele condiții de prelucrare, care țin loc de acord de prelucrare:

• Obiect și durată: prelucrarea datelor Clienților Utilizatorului pentru furnizarea Serviciului, pe durata existenței contului
• Instrucțiuni: Operatorul prelucrează datele exclusiv conform instrucțiunilor Utilizatorului, exprimate prin acești Termeni și prin configurările făcute în aplicație
• Confidențialitate și securitate: acces limitat, transmisie criptată (TLS), credențiale de integrare stocate criptat, măsuri tehnice și organizatorice adecvate
• Subîmputerniciți: lista furnizorilor (Stripe, Resend, SendSMS.ro, Meta, Netopia, Anthropic, Google, Vercel, Neon) este publicată în Politica de Confidențialitate; Utilizatorul autorizează în mod general acești subîmputerniciți, iar modificările se comunică prin actualizarea politicii
• Asistență: Operatorul asistă Utilizatorul, în măsura posibilului, în răspunsul la cererile persoanelor vizate (acces, ștergere, opoziție) privind datele prelucrate prin Serviciu
• Incidente: Operatorul notifică Utilizatorul fără întârzieri nejustificate cu privire la încălcări de securitate care afectează datele Clienților săi
• Ștergere: la ștergerea contului, datele se șterg în termen de 30 de zile, cu excepția celor păstrate din obligații legale
• Informare: la cerere, Operatorul pune la dispoziție informațiile rezonabil necesare pentru a demonstra respectarea acestor obligații

Toate drepturile de proprietate intelectuală asupra Serviciului, inclusiv codul sursă, designul, logo-ul și conținutul, aparțin BIG HR SRL. Utilizatorul nu are dreptul de a reproduce, modifica sau distribui nicio parte a Serviciului fără acordul scris al Operatorului. Conținutul introdus de Utilizator (facturi, template-uri, date de clienți) rămâne al Utilizatorului.

Operatorul își rezervă dreptul de a modifica acești Termeni și Condiții. Modificările vor fi comunicate prin email sau notificare în aplicație cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare. Continuarea utilizării Serviciului după această perioadă constituie acceptarea noilor termeni.

Utilizatorul poate solicita ștergerea contului oricând din Setări sau prin email la contact@fluxypay.ro.

Operatorul poate suspenda sau șterge contul în caz de încălcare a acestor Termeni, cu notificare prealabilă de 7 zile — cu excepția situațiilor de conținut ilegal, spam sau risc pentru integritatea Serviciului ori a platformelor de mesagerie, în care suspendarea poate fi imediată (vezi secțiunea 7), urmată de informarea Utilizatorului.

La ștergerea contului, datele personale vor fi șterse în termen de 30 de zile, cu excepția celor necesare pentru obligații legale (fiscale, contabile).

Acești Termeni sunt guvernați de legislația română. Orice litigiu va fi soluționat pe cale amiabilă, iar în caz de eșec, de instanțele competente din Iași, România.

Pentru întrebări, sesizări sau reclamații:

• Email: contact@fluxypay.ro
• Telefon: 0742 545 809
• Operator: BIG HR SRL, CUI 51115951, J20/1532/2004
• Sediu: Sat Contești, Com. Valea Seacă, Nr. 43, Jud. Iași
• ANPC: anpc.ro
• Soluționare online litigii (SAL/ODR): ec.europa.eu/consumers/odr