Politica de Confidențialitate

BIG HR SRL

• CUI: 51115951
• Reg. Com.: J20/1532/2004
• EUID: ROONRC.J20/1532/2004
• Sediu: Sat Contești, Com. Valea Seacă, Nr. 43, Jud. Iași
• Email DPO: contact@fluxypay.ro

Pentru datele contului dumneavoastră (nume, email, date de facturare), BIG HR SRL este operator de date.

Pentru datele clienților dumneavoastră (destinatarii reminderelor), dumneavoastră sunteți operatorul, iar FluxyPay acționează ca persoană împuternicită (art. 28 GDPR), strict conform instrucțiunilor dumneavoastră. Condițiile de prelucrare sunt parte din Termeni și Condiții (secțiunea 9). Dacă un client al dumneavoastră ne contactează direct cu o cerere GDPR, o redirecționăm către dumneavoastră și vă asistăm în rezolvarea ei.

Date ale Utilizatorului (contul dumneavoastră):

• Nume și adresă de email (la crearea contului)
• Numele companiei, CUI, adresă, telefon (la onboarding)
• Informații de plată procesate de Stripe (nu stocăm datele cardului)

Date ale clienților Utilizatorului:

• Nume client/firmă, CUI, email, telefon, persoană de contact
• Date facturi: număr, sumă, dată emitere, dată scadență, status plată
• Istoric remindere trimise (canal, status, conținut mesaj)
• Mesajele primite pe WhatsApp ca răspuns la remindere (istoricul conversației)

Date tehnice:

• Adresa IP, tipul browserului, date de sesiune (cookies esențiale)
• Credențiale API pentru integrări (SmartBill, Oblio) — stocate criptat

Prelucrăm datele dumneavoastră pentru:

• Furnizarea Serviciului — gestionarea contului, importul facturilor, trimiterea reminderelor automate
• Facturare — procesarea plăților prin Stripe, gestionarea abonamentelor
• Comunicări operaționale — notificări despre cont, remindere eșuate, expirare trial
• Îmbunătățirea Serviciului — analiză de utilizare anonimizată, statistici agregate

• Executarea contractului (Art. 6(1)(b) GDPR) — furnizarea Serviciului conform Termenilor și Condițiilor
• Consimțământul (Art. 6(1)(a) GDPR) — pentru comunicări de marketing și cookies neesențiale
• Interesul legitim (Art. 6(1)(f) GDPR) — pentru prevenirea fraudei și îmbunătățirea securității
• Obligația legală (Art. 6(1)(c) GDPR) — pentru conformarea cu legislația fiscală și contabilă

Datele pot fi transmise următorilor procesatori terți:

• Stripe (SUA) — procesarea plăților
• Resend (SUA) — trimiterea emailurilor
• SendSMS.ro (România) — trimiterea SMS-urilor
• Meta Platforms (SUA/Irlanda) — trimiterea și primirea mesajelor WhatsApp
• Netopia Payments (România) — procesarea plăților cu cardul pentru link-urile de plată
• Anthropic (SUA) — asistentul AI care generează răspunsuri la conversațiile WhatsApp (doar pe planul Pro)
• Google (SUA/Irlanda) — autentificare cont (Google Sign-In)
• Vercel (SUA) — hosting aplicație
• Neon (UE) — bază de date PostgreSQL

Nu vindem și nu partajăm datele cu terți în scopuri de marketing.

Reminderele și conversațiile pe WhatsApp sunt transmise prin WhatsApp Business Platform, operat de Meta Platforms. Pentru livrarea mesajelor prelucrăm numărul de telefon al destinatarului și conținutul mesajului.

• Istoric — răspunsurile destinatarilor sunt stocate ca istoric al conversației, vizibil exclusiv firmei emitente a facturii
• Asistent AI — pe planul Pro, răspunsurile pot fi generate de un model AI (Anthropic Claude); modelul primește doar facturile deschise ale destinatarului și datele publice de contact ale firmei emitente, iar conținutul nu este folosit pentru antrenarea modelelor
• Renunțare (opt-out) — destinatarii pot opri oricând mesajele WhatsApp răspunzând STOP (reactivare cu START)
• Platform Data — datele obținute prin platformele Meta sunt folosite exclusiv pentru furnizarea Serviciului; nu sunt vândute și nu sunt partajate în scopuri de marketing

Unii procesatori (Stripe, Resend, Meta, Vercel) au sediul în SUA. Transferurile sunt efectuate pe baza:

• Clauzelor contractuale standard (SCC) aprobate de Comisia Europeană
• EU-US Data Privacy Framework (pentru companiile certificate)

• Date cont — pe durata existenței contului + 30 zile după ștergere
• Date facturi — pe durata existenței contului
• Date fiscale — 10 ani conform legislației fiscale române
• Log-uri tehnice — 90 de zile

Conform GDPR, aveți dreptul la:

• Acces — să aflați ce date deținem despre dumneavoastră
• Rectificare — să corectați datele incorecte
• Ștergere — să solicitați ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”)
• Portabilitate — să primiți datele într-un format structurat
• Opoziție — să vă opuneți prelucrării în anumite condiții
• Restricționare — să solicitați limitarea prelucrării
• Retragerea consimțământului — oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare

Pentru exercitarea drepturilor, contactați-ne la contact@fluxypay.ro. Vom răspunde în termen de 30 de zile.

Dacă considerați că drepturile dumneavoastră au fost încălcate, puteți depune plângere la ANSPDCP (Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal) — dataprotection.ro.

Detalii complete în Politica de Cookies.

• Email DPO: contact@fluxypay.ro
• BIG HR SRL, CUI 51115951, J20/1532/2004
• Sat Contești, Com. Valea Seacă, Nr. 43, Jud. Iași